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ワークフローとは、主にビジネスの世界において特定の業務に関する処理手順などをルール化して図式にあらわしたもの、またはルール化の作業そのもののことを指す言葉です。
近年ではワークフローシステムとしてコンピュータ上で管理・運用を行うスタイルが主流となっています。
ワークフローシステムを導入する最大のメリットは、言うまでもなく業務の効率化です。
製造現場における定例作業などは、担当者が変わったりしてもワークフローを参照することで能率を低下させることなく作業が続けられます。
またスケジュール管理機能を持たせることで、進捗状況をチェックすることができます。
作業工程に変更が生じた場合でも、システムの更新によって新たなスケジュール管理表を容易に作成することが可能です。
ワークフローシステムは営業における顧客管理などにも威力を発揮します。
訪問営業のスケジュール管理、納品スケジュール管理などをシステマチックに行うことで顧客管理を効率的に行い、対顧客サービスの質を向上させることができます。
現在、ワークフローシステムは大企業を中心に導入されていますが、今後は中小規模の企業にも導入が進むものと予測されます。
同時に、システムの高機能化も一層進むものと考えられます。
高機能化の一例をあげれば、システムの連動化です。
上に掲げた例で言えば、製造のワークフローシステムと営業のワークフローシステムとを連動させて、スケジュール管理や顧客管理を一層精密にすることです。
製造スケジュール管理システム上にある在庫状況と顧客管理システム上の発注状況を連動させれば、より緻密な現状把握が可能になります。
また、その他にも開発部門のスケジュール管理システムと顧客管理システムの連動によるリクエストやクレーム等のフィードバック、会計スケジュール管理システムと顧客管理システムとの連動による入出金状況の把握など、連動化によるさまざまなメリットが期待できます。
さらには、ネットワークを通じて自社の顧客管理システムと顧客側のワークフローシステムを連動させ、連絡体制を強化するといったことも可能性として考えられます。

インターフェイス

最近では、ワークフローシステムを活用した管理手法を取り入れる企業が増えています。
ここでは、ワークフローを活用した顧客管理とスケジュール管理を中心に、知っておくと役に立つ活用法などを紹介しようと思います。
・ワークフローとはそもそもワークフローとは何でしょうか。
企業における業務の流れを図式化したものがワークフローです。
ワークフローを導入することのメリットはいくつもあります。
代表的なものとして、社内稟議のような紙媒体で、承認がいくつも必要なものを効率化することができます。
不要な紙を減らすことができるし、承認を忘れたり、書類がなくなったりすることを防ぐことができます。
期限があるものであれば、いまどこの承認段階にあるか把握することができ、該当する人に承認を催促することができます。
総じて関係者が進捗をタイムリーに把握することができるので、たいへん便利です。
・顧客管理システム顧客管理の分野でも、ワークフローを活用することで、より効率的に管理を行うことができます。
一般に顧客管理というと、顧客情報や売上情報のことを指すと思われていますが、本来はプロセス管理が必要です。
顧客管理は大きくわけて「見込客獲得」「顧客情報」「顧客アフタープロセス」からなります。
このプロセスを管理することで真の顧客管理を行うことができるのです。
より効率的な顧客管理を行うには自社にあった顧客管理システムを導入するとより効果的です。
・スケジュール管理スケジュール管理というと、自分のスケジュール管理を指すことが多いと思います。
しかしビジネスの現場では会議の日程調整のために、部内全体のスケジュール管理を行い、日程調整を行いたいという場面があります。
また外出時に誰がどのような要件でどこに行っているかといったことを把握したいということもあります。
このような場合にスケジュール管理のソフトを導入し、個々のスケジュールを共有できるとたいへん便利です。
またワークフロー形式で、個人ごとの仕事の進捗をスケジュール管理できる機能もあれば、より効率的です。